В современном мире практически все переходит в электронный вид. Многие уже не помнят, когда последний раз держали в руках бумажную книгу, листали обычный фотоальбом и слушали музыку с физических носителей.
Та же тенденция наблюдается и в делопроизводстве. И, несмотря на то, что пока закон не позволяет полностью отказаться от бумаги и перевести все документы в электронный вид, все больше компаний задумываются о создании электронного архива. Все понимают, что за цифровыми архивами — будущее.
Преимущества электронного хранения документов
Наличие электронных копий всех бумаг позволяет добиться следующих плюсов:
- подлинники документов выводятся из обращения, что продлевает их срок службы и сохраняет целостность;
- выполнять любые запросы намного проще и быстрее, так как поиск и обработка на компьютере существенно ускоряются по сравнению с исследованием классического хранилища;
- возможность моментального доступа к тем бумагам, которые находятся вне офиса (например, в профессиональных архивохранилищах или на руках);
- доступ даже к тем материалам, которых уже не существует на физических носителях;
- возможность быстрого предоставления или ограничения прав доступа.
Как создают электронный архив?
Создание электронного архива состоит из следующих этапов:
- сканирование документов — важно, чтобы оно проводилось на профессиональном оборудовании в максимальном разрешении и качестве, в любых форматах, подходило для чертежей, схем, ветхих и других «сложных» бумаг;
- создание программного обеспечения — может выполняться с нуля или на базе уже разработанного профессионалами софта.
Остановимся подробнее на вопросе ПО для электронных архивов. Разработка собственных программ — хорошая, но очень дорогая и сложная задача. Обычно к такому решению прибегают только очень крупные и очень обеспеченные компании. Для них это может иметь смысл. в абсолютном большинстве случаев более разумным решением становится разработка индивидуальных программ на базе проверенного в деле и надежного ПО. Примером такого софта можно назвать «Этлас Софт». Такой подход позволяет, во-первых, существенно снизить затраты клиента на создание электронного архива, во-вторых, значительно ускорить процесс, и в-третьих — избежать длительного и непростого этапа тестирования. Готовое и уже опробованное в деле ПО работает без ошибок и сбоев.
Важно понимать, что наличие электронного архива не снимает обязанности заниматься обычным. Бумажные оригиналы непременно должны храниться в надлежащем состоянии.
